タスクに追われてやることいっぱいのダブルワークのための時間管理術

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どうも!しんのすけ⁺²です。

今回は時間管理術についての記事です。
特に【ダブルワーク】をしている人のために特化した内容になっているので「時間がない」が口癖の人は是非今の自分の時間の使い方を冷静になって見つめ直してみると良いかと思います。

万人に平等に与えられたものは1日は24時間ということです。
もちろん承知の上で書いていますが、本当の意味で分かっている人は少ないのが実情です。

あなたはフルタイムで働き、家事をしながら、場合によっては子育てをしながらビジネスライズの時間を
作り出そうとしているのではないでしょうか?

時間が有限である以上やるべきことを厳選しなくてはいけません。
あれこれと予定を詰めたけれども、時間だけが経って思ったよりも作業が進んでいない…なんてことありませんか?

心当たりがある場合はこれからご紹介するスケジューリングに欠けていた視点だったのかもしれません。
今回の記事では有効な時間管理における重要なポイントについて解説していきますので読んでください。

時間管理術とは何か?

「時間割りを作ること」です。

簡単に言うと、あなたの使える時間をスケジューリングすることです。

ダブルワークの人はなぜ時間を管理しなくてはいけないのか?

上記に書いてある通り、スケジューリング(時間割りを作ること)がとても重要なことですが、なぜそれが必要なのでしょう?

先述しましたが、あなたはとても忙しいはずです。
昼は働き、帰ってからもやることがある…
そんな中でどのように時間を捻出するのかを考えないといけません。

しかしながら、忙しい人ほど「忙しい」と言わずに仕事をしていることがありませんか?
その人たちは圧倒的に時間の使い方がうまいのです。

逆に、「いつも忙しい」と言っている人ほど時間の使い方が悪いということありませんか?
同じように「お金がない」と言いうる人ほど…おっと、この話はこれまでにしておきます(笑)

スケジューリング能力

あなたの職場でいつも忙しくしている人いませんか?

バタバタしているワリには仕事が片付いていない人というのはまさに、このスケジューリング能力が不足
しているのです。

 

すなわち何が重要で、何が重要でないかの線引きができているか。です。

 

  • 目標達成に役立つことは重要
  • 目標達成に役立たないことは重要ではない

 

これが最も重要なポイントです。

 

仕事を二つ掛け持ちしていると専業の人よりも時間的にも労力的にもシビアですからね、
ここをきっちり管理できるかがポイントです。

 

時間を味方に付けて効率よく作業の時間に当てましょう。

優先順位の付け方

ここではどのようにやるべきことに優先順位をつければいいかについてお伝えしていきます。

項目ごとに重要度を分けよう

項目は大きく分けて4つに分けられます。

そして、「重要度」と「緊急度」で細かく分かれます。

①第一象限(重要かつ緊急なもの)
②第二象限(重要だが緊急ではないもの)
③第三象限(重要ではないが緊急のもの)
④第四象限(重要でも緊急でもないもの)

以下説明していきます。

どのような事柄がどの象限にカテゴライズされるか

第一象限(重要かつ緊急なもの)

これは言うまでもなく一番重要なポイントです。

緊急のクレーム対応など自分が真っ先に手を付けなくてはいけない事柄
期日の迫った企画書やレポートの提出期限など優先的に終わらせなくてはならないこと。

もし、あなたがビジネスマンであれば、重要な会議もこの中に入るでしょう。
キーマンとの会合であったり、仕事上重要なものがここにカテゴライズされます。

メルマガでは、集客とメルマガに返信してくれた人への折り返し(個別対応)やコンサルなどの対面での
個別対応に当たります。

第二象限(重要だが緊急ではないもの)

見落とされがちですが、ここができているかで時間の使い方が上手かどうか分かります。
重要ではないけれど、ここを疎かにしていると後々困ってしまうような事柄です。

健康管理だとか、家族の時間とかです。

「まだ俺は健康だ」とか「家族との時間はあとで埋め合わせをすれば大丈夫」とか考えていると、
その時間はたぶん後回しになるでしょう。そして、一番大変な時にそのツケを払わされることになるのです。

メインのビジネスがうまくいっている時にはすでに
次の戦略を練っておくのがビジネスの長期的視点で大事な事です。

 

さらに、「自分のスキルアップのための時間」もここに入ってきます。
忙しくて手が回らない部分こそ重要なのです。

 

メルマガでは、教育(主に自己開示や価値観教育)の部分とレポート(特典)作り、
商品を売るための戦略を考えるための時間に当てはまりますね。
あとはバックエンドのセールスでの商品選択ですね。

教材を購入してもらった人へのフォローで問題点が浮き出てきたら、それを補うためのサービスを用意したり、
コンサルにつなげたりなど。販路の拡大にも重要なポイントになります。

 

同じく自分の能力の棚卸しも同様です。
何が使えて、何が使えないのか。棚卸して知っておくだけでも次の手を打つ展開が効率的になります。
稼いでいる人は売るためには何が必要(重要)で、何が余計なものかがしっかり考えられていると感じます。

第三象限(重要ではないが緊急のもの)

一見するとこれが重要度も高いと思われがちですが、この象限の時間は極力削りましょう

慌ただしく予定が入っているので忙しく、仕事をしているように見えても意外と捗っていないと感じている場合この象限に時間を取られているかもしれません。

電話対応や他の人のフォローなど。あなたでなくても大丈夫な事柄は積極的に他の人にやってもらいましょう

 

無計画で突発的な行動もこの中に入ります。
第二象限と勘違いするのは次の企画を練る時間という意味では同じかもしれませんが、
「計画的」か「計画的でないか」が決定的に違うということです。

 

人脈作りのつもりの飲み会参加でも、結果気づけばただ飲みに行っただけ、なんてこともあるのでご注意を(笑)
メルマガで言えば返信をくれた人に個別に返すことに当たります。
(見込み客の段階でずーっと無料で教えてもらおうとする人、いわゆるくれくれ君の対応)

第四象限(重要でも緊急でもないもの)

あくまでここでは「目標達成」を基準においてのことです。
その際の重要でないことは、くだらない遊びや待ち時間、暇つぶしなど生産性のない一切の事柄です。

もちろん息抜きとしての余暇時間は必要なので、しっかり分けたい所ですね。

そして、視点を変えれば遊びにおいてもそれをビジネスに繋げたり、待ち時間もスキマ時間を活用してメルマガを書いてみたり、動画を視聴したり気分転換に使うことで脳をリラックスさせたりと有効な時間の使い方に変えることで象限をクラスアップさせることもできますね。

良くない例

良くありがちな時間の使い方は第一象限から第三象限に移動する形です(L字型)
これは緊急度に引っ張られている状態で、重要なことにあまり手を付けられていない状態です。

急な電話対応にバタバタしたり、来客などに急に時間を取られる形です。

有効な例

重要度を元に行動を決めると目標達成がグッと近づきます。
時間も限られているので有効な選択ができます。

第一象限から第二象限へ「重要度」を元に優先順位を決めます
きっとそれでもやることが目白押しになるので、その中で優先順位を決めて時間のやりくりをしましょう。

メルマガでは、集客に始まり教育を経て販売へ至ります。販売は重要ですが、集客と教育なしには販売は成し得ません。

動画で説明

ちょっと昔に撮った動画ですが、参考までにどうぞ。

まとめ

忙しい人ほど時間をうまく作り出しているのと同時に、優先順位をしっかり定めているのがポイントでしたね。
逆に「忙しい、忙しい」と言っている人ほど、余計なことに時間を割いているということも分かったと思います。

人は緊急性のあるものが重要と感じてしまうので、第三象限を多くこなしていると仕事をした気になりますが、
実は成果につながっていないということもあると説明しました。「重要であること」が目標達成につながっているので第二象限により多くの時間を費やすと効率が上がると思います。

やるべきことが多くある中でいかに「重要な事」に重点的に時間を割くべきかお分かりになりましたか?
限りある時間の中で結果を出すための有効な優先順位の付け方。
あなたのビジネスライズのために一役買ってくれることと思います。

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この記事を書いている人

しんのすけ⁺²

理学療法士とネットビジネスの二足の草鞋を履いています。ダブルワークで時間のない中でも時間を作り出しながら活動中

報われない仕事を続けてると感じているあなたにやっただけ自分の報酬になるビジネスを伝達している。

趣味はドライブと旅行。
自分の能力を高めること。

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